Dans le monde professionnel actuel, les processus d’onboarding et de préboarding sont devenus des éléments essentiels pour les entreprises et un enjeu majeur pour les Ressources Humaines. Les nouvelles recrues s’attendent à un accompagnement structuré dès leur embauche, et l’absence de ce soutien peut rapidement entraîner des départs prématurés, affectant ainsi la stabilité et la productivité de l’organisation.
Le Préboarding : Une Phase Déterminante
Après plusieurs entretiens d’embauche réussis, la phase de préboarding, qui peut s’étendre jusqu’à trois mois après l’acceptation de l’offre d’emploi, est souvent caractérisée par des incertitudes. Pendant cette période, près de 19% des nouveaux employés signalent qu’ils n’ont eu aucun contact avec leur future entreprise avant leur premier jour de travail. Cette absence de communication peut mener à des absences imprévues ou à une démotivation significative, rendant le processus d’intégration plus difficile.
Les recrues cherchent à éviter cette période de silence entre l’acceptation de l’offre et leur entrée en fonction. Une étude révèle que 46% des employés ressentent du stress la veille de leur premier jour de travail. Pour atténuer ce stress, il est recommandé de fournir rapidement des ressources informatives sur l’entreprise et l’équipe. Offrir des informations pratiques telles que le lieu et l’heure de rendez-vous peut également faciliter un démarrage en douceur.
Pour rendre cette phase plus efficace, les entreprises peuvent :
- Envoyer des documents d’accueil : Des brochures, des vidéos de présentation de l’entreprise, ou des témoignages d’employés actuels.
- Organiser des sessions d’orientation virtuelles : Des réunions en ligne pour répondre aux questions des nouveaux embauchés.
- Fournir un accès anticipé à certaines plateformes : Permettre aux recrues de se familiariser avec les outils et systèmes internes.
Onboarding : Un Processus Essentiel
L’onboarding, ou l’intégration des nouveaux employés, est tout aussi crucial. Malgré les efforts des entreprises, 50% des employés rapportent avoir vécu une mauvaise expérience d’intégration, bien que 97% considèrent une bonne intégration comme essentielle. Un des principaux problèmes cités est le manque d’implication des responsables directs.
Pour une intégration réussie, les entreprises doivent répondre à plusieurs attentes des nouvelles recrues, notamment :
- Clarté sur le programme des premières semaines : Un calendrier détaillé des activités de formation et d’intégration.
- Présentation de l’équipe : Des rencontres avec les membres de l’équipe et les parties prenantes clés.
- Interactions régulières avec le manager et le service RH : Des points réguliers pour faire le suivi de l’intégration.
- Accès à un livret d’accueil : Un guide complet contenant des informations sur les politiques de l’entreprise, les avantages, et les procédures internes.
- Gestion des formalités administratives en ligne : Simplifier les processus d’enregistrement et de documentation.
L’implication du manager est particulièrement cruciale. Les nouvelles recrues
attendent de leur supérieur direct qu’il soit disponible pour :
- Écouter activement leurs besoins et préoccupations : 59% des recrues expriment ce besoin. Clarifier les missions et objectifs : 57% souhaitent une explication détaillée de leurs responsabilités.
- Assurer une formation adéquate : 43% attendent une formation initiale efficace pour être opérationnelles rapidement.
La Digitalisation de l’Onboarding
La technologie joue un rôle de plus en plus important dans l’amélioration de l’onboarding. Une majorité de 61% des employés préfèrent un accompagnement digital, un chiffre qui grimpe à 74% chez les 18-24 ans, qui apprécient une combinaison de digital et de rencontres en personne.
Les outils numériques permettent de :
- Diffuser des ressources variées dès la phase de préboarding : Vidéos d’introduction, modules de formation en ligne, documents interactifs.
- Simplifier les démarches administratives : Utilisation de plateformes en ligne pour la gestion des documents, la signature électronique, et la mise à jour des informations personnelles.
- Enrichir l’expérience d’intégration : Utilisation de formats interactifs tels que des quiz, des simulations, et des éléments de gamification pour rendre l’apprentissage plus engageant.
Différences Générationnelles dans les Attentes
Les attentes varient selon les générations, mais restent similaires entre le secteur public et le secteur privé. Les générations Y et Z montrent une plus grande propension à la volatilité, avec 48% des 18-24 ans continuant à consulter des offres d’emploi pendant leur période d’intégration.
Les grandes entreprises, bien qu’ayant des ressources plus importantes, doivent encore améliorer leurs pratiques. En effet, 52% des nouvelles recrues dans ces entreprises se sentent stressées avant leur premier jour, comparé à 45% dans les PME/ETI.
Les grandes structures peuvent :
- Personnaliser l’accueil : Adapter les programmes d’onboarding en fonction des différents profils et attentes.
- Créer des communautés internes : Faciliter les échanges entre nouvelles recrues et anciens employés par le biais de réseaux sociaux d’entreprise.
- Intégrer un mix générationnel en intégrant des séniors dans les équipes
- Assurer un suivi continu : Mettre en place des points réguliers pour évaluer le processus d’intégration et apporter des ajustements si nécessaires.
Afin de conclure…
Pour répondre aux attentes des nouvelles recrues, un onboarding et un préboarding efficaces sont indispensables. Maintenir une communication proactive, impliquer les managers, et utiliser des outils digitaux sont des stratégies clés pour assurer une intégration réussie et favoriser l’engagement des nouveaux employés dès leur arrivée. Une attention particulière doit être portée à la personnalisation de l’accueil et au suivi continu pour garantir une intégration harmonieuse et durable.
